نظارت بر راهبری، نگهداری و تعمیرات
یکی از مشکلات مهم در صنایع مختلف در سطح کشور، اشتباه در نحوه برونسپاری قراردادهای بهرهبردرای و نگهداری و تعمیرات (O&M) است. قراردادهای برونسپاری فعلی به شکلی تنظیم میشوند که پیمانکاران بهرهبرداری و نگهداری و تعمیرات انگیزه لازم برای سرمایهگذاری روی ارتقای توان کارکنان، سلامت تجهیزات و سیستمهای مدیریتی را ندارد. به همین منظور استفاده از استانداردهای در برونسپاری قراردادهای بهرهبرداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) راهگشا است. با رعایت الزامات این استاندراد انتظار می رود بهرهوری در قراردادهای برونسپاری 1.5 تا 2 برابر افزایش یابد.
سازمانها سیستمهای پیچیدهای هستند که به طور مداوم نیازمند انطباق با شرایط هستند. آنها با انواع فشارها از جمله: بازارهای در حال تحول، عوامل سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فناوری روبرو میشوند. مقاومت در برابر این فشارها به تنهایی کاری دشوار است و موجب پذیرش سطح ریسک بالایی میشود. به همین دلیل به طور معمول سازمانها بخشی از فعالیتهای خود را برونسپاری میکنند که نمونهای از این فعالیتها، بهرهبرداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) است.
رجوع به استانداردهای مربوطه میتواند الزامات موفقیت در برونسپاری را تضمین کند. در استانداردهای جهانی، فرایند برونسپاری قراردادهای بهرهبرداری و نگهداری و تعمیرات (O&M) را نیز شامل میشود. این استاندارد در موارد زیر به عنوان یک راهنما مورد استفاده قرار میگیرد:
- نظارت مناسب بر قرارداد برونسپاری با در نظر گرفتن سود پیمانکار و کارفرما؛
- انعطافپذیری ترتیبات برونسپاری، تغییر در شرایط مورد نیاز کسبوکار؛
- شناسایی ریسکهای مربوطه در قراردادهای برونسپاری؛
- ایجاد روابط مشترک و متقابل سودمند.
در استانداردهای جهانی مدل چرخه عمر برونسپاری معرفی میشود. براساس بیان این استاندارد، چرخه عمر برونسپاری شامل 4 فاز است و نظارت بر برونسپاری به عنوان قلب این چرخه معرفی شده است. 4 فاز این چرخه به ترتیب عبارتند از:
الف) تحلیل استراتژی برونسپاری
هدف از این فاز ارزیابی فرصتهای برونسپاری و تدوین یا اصلاح استراتژیهای مربوط به آن به نحوی است که اهداف و الزامات کسبوکار سازمان تأمین شود. در این مرحله ارزشهایی که برای سازمان از طریق برونسپاری بوجود میآید، بیان و تحلیل میشود.
ب) شروع و انتخاب
هدف از این مرحله مشخص کردن الزامات خدمات پیشنهادی برای برون سپاری، انتخاب تأمینکنندگان کافی و ایجاد قراردادهای برونسپاری موفق است. در این فاز تأمینکنندگان پیشنهادهای خود را بر مبنای نیازهای کارفرما ارائه میدهند. در این فاز چارچوبهای مختلفی به منظور تحویل خدمات و مدیریت برونسپاری معرفی و ایجاد میشود. انتخاب تأمینکننده در این مرحله براساس شایستگی صورت میپذیرد.
پ) انتقال
هدف از این مرحله ایجاد فضایی مناسب جهت تحویل خدمات است. انتقال ممکن است شامل انتقال کارمندان، داراییها و رویههای مدیریت مربوط به تغییر باشد. در این فاز تأمینکننده و پیمانکار در فرایند «تحویل به صورت آزمایشی» با یکدیگر همکاری میکنند. پس از ایجاد فرایندهای تحویل و نظارت بر برونسپاری، کیفیت تحویل بررسی میشود تا از عملکرد مطلوب آن اطمینان حاصل شود. در این فاز در نهایت فعالیت به تأمینکننده سپرده میشود.
ت) تحویل ارزش
هدف از این مرحله اطمینان از تحقق ارزشهای برونسپاری توسط تأمینکننده و کارفرما است. در این مرحله تمرکز بیشتر روی تأمینکننده است و کارفرما خدمات ارائه شده توسط تأمینکننده را کنترل میکند. نام این مرحله بیانگر این حقیقت است که ارزش کارفرما یا تأمینکننده ممکن است با گذشت زمان دستخوش تغییر شود، در حالی که در قرارداد بیان نشده است. هنگامی که توافق برای مدت طولانیتری ایجاد شده باشد، تراز جاهطلبیها و علایق مربوط به نظاره کردن موجب تغییراتی خواهد شد که باید در این فاز انجام شود.
نظارت بر برونسپاری
نظارت بر برونسپاری در قلب مدل چرخه عمر برونسپاری است. شیوههای نظارت بر برونسپاری، ابزاری برای راهبری استراتژیک و مؤثر مراحل مختلف برونسپاری و تحقق ارزش مطلوب است. در چرخه عمر برونسپاری، نظارت شامل توسعه فرایندهایی است که سطح مناسب مدیریت را از طرف کارفرما و تأمینکننده در کنار هم قرار میدهد تا به طور مداوم در کنار یکدیگر کار کنند و بتوانند هماهنگی بهینهای از جاه طلبی و علاقه تمام ذینفعان در برونسپاری را حفظ کنند.